Bâtir - temps estimé : une semaine

Aperçu

Bâtir une nouvelle entreprise demande une fondation solide basée sur une bonne planification, une bonne stratégie et une bonne communication. Lors de cette étape, les étudiants finaliseront le canevas du modèle d’affaires et la mission. Ils créeront également de bonnes mesures de performance et travailleront avec chaque département pour élaborer leur plan d’action. Pour bien réussir dans cette section, les étudiants auront besoin de bien négocier en groupe, d’un bon encadrement de la part de leur mentor et de bien comprendre l’importance de déléguer les tâches. 

Objectifs

• Créer une structure de responsabilités et des plans d’action par département.
• Élaborer des indicateurs clés de performance (ICP). 
• Quantifier les besoins en capital de financement, les ressources nécessaires, et le seuil de rentabilité.

Préparation :

1. Assurez-vous que la salle de classe a accès à un ordinateur, un projecteur et un haut-parleur.
2. Révisez les documents dont vous vous servirez cette semaine.
3. Révisez les vidéos et le matériel sur le portail de JA Canada à (https://resources.jacanada.org/).

Leçons de cette phase

1. Indicateurs clés de performance
2. Plans d’action des services
3. Planification de la production
4. Rencontres du conseil d’administration
5. Optionnel

1.     Indicateurs clés de performance

Les indicateurs clés de performance sont utilisés pour évaluer la performance et le succès d’une entreprise. Avant de déterminer vos indicateurs, il est important de vous assurer que votre entreprise a établi des objectifs clairs, et toutes les données nécessaires pour atteindre les résultatssouhaités. Il est également recommandé de considérer une approche pour cibler et corriger les variances dans le processus. 

Premières étapes :

• Maintenant que vous avez votre produit ou service, votre structure organisationnelle et un canevas de modèle d’affaires, vous devriez avoir une bonne idée de vos besoins de financement.
• La prochaine étape est de vous assurer que vous êtes sur la bonne piste du seuil de rentabilité (voir exercices précédents).
• Visionnez la vidéo suivante :
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• Il est primordial de déterminer les éléments les plus importants pour le succès de votre entreprise. Cela peut être au niveau de la production (par exemple, fabriquer X unités devrait coûter X dollars par unité) ou bien au niveau de la vente (nous devrions vendre X unités à X dollars chacune). Il y a plusieurs options, mais l’essentiel est de déterminer les éléments importants à VOTRE entreprise.
• Utilisez le document ICP feuille de travail – annexe 1 avec votre équipe pour négocier les éléments que vous considérez indispensables au succès de votre entreprise et vos objectifs à atteindre.
• Une fois la feuille de travail remplie, il s’agit simplement de déterminer pourquoi votre entreprise n’atteint pas ses objectifs et de trouver des solutions pour améliorer les résultats.
• Si vous êtes chanceux et vous atteignez tous vos objectifs, vous pouvez utiliser les indicateurs clés de performance pour améliorer les résultats adéquats et maximiser vos profits. Cela représente l’aspect continu des ICP.

2.     Plans d’action des services

• En utilisant le document ICP feuille de travail – annexe 1, séparez les étudiants dans leurs équipes pour réviser les responsabilités de chaque département et commencer à formuler un plan en utilisant le plan d’action – annexe 2.
• Demandez aux VP de diriger leur équipe dans cet exercice de planification des tâches. Ils doivent aussi s’assurer que les dates d’échéance sont respectées.
• Encouragez les équipes à consulter leurs tâches et à les diviser en de plus petites sous-tâches. Chacune d’entre elles est mesurable et peut être ajoutée à leur plan d’action – annexe 2.
• Rappelez-leur le principe des objectifs « SMART » (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini). Vous pouvez visionner la vidéo suivante :
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• Assurez-vous de fournir les ressources nécessaires aux départements (comme le Tableau Finances – Optionnel).
• Circulez et écoutez chaque groupe pour fournir des conseils et des directions en tenant compte qu’il s’agit de leur première rencontre de planification.
• Ramenez les groupes ensemble et demandez à chaque VP de faire un bref compte-rendu de leurs objectifs clés et de présenter leur échéancier.

Assurez-vous que le président comprend toutes ses responsabilités et qu’il a réfléchi au processus de soumission des documents, entre autres. Rappelez-lui qu’il doit soumettre le rapport hebdomadaire en ligne chaque semaine, et ce, dès cette semaine.

Le président doit remplir le Formulaire d’approbation du produit – annexe 3. 

3. Planification de la production

L’équipe de production joue un rôle de première importance à partir de cette semaine. Prenez du temps pour vous asseoir avec ses membres pendant que les autres font l’exercice de planification des tâches. Assurez-vous que le président est impliqué dans le processus de production ou qu’il est du moins avisé des actions de l’équipe.

Si le prototype n’est pas terminé, il devra l’être la semaine prochaine. Aidez les équipes dans cette situationà trouver des solutions aux problèmes rencontrés.. 

Les membres devraient avoir apporté suffisamment d’argent pour l’achat des produits. Assurez-vous que les étudiants ont bien évalué les coûts des différents fournisseurs et qu’ils ont le meilleur prix possible pour leur matériel. 

4. Rencontres du conseil d’administration

• Expliquez qu’à partir de la semaine prochaine, chaque session commencera avec une courte rencontre gérée par le conseil d’administration.
• Le but de ces rencontres est de donner un aperçu du progrès de l’entreprise, des défis encourus, des succès et des objectifs ainsi que de fournir une plateforme pour susciter les discussions et obtenir les commentaires des participants.
• Le président est responsable de fournir un ordre du jour pour ces rencontres.
• Voici quelques exemples possibles d’ordre du jour :
• Rapport du président
• Rapport de chaque département, incluant les objectifs de la semaine, les défis, les succès, etc.
• Forum : questions, suggestions, etc.
• À venir : opportunités de vente, échéances, etc.
• Expliquez qu’une rencontre formelle sera nécessaire au courant de la semaine 8 et que le conseil d’administration devrait réviser l’Exemple d’ordre du jour pour réunion de statut intérimaire – annexe 4 à l’avance afin de se préparer.

5. Tenue de livres

• Chaque entreprise doit tenir à jour une bonne tenue de livres.
• Un outil est disponible, voir Tenue de livres – optionnel.
• Ce document Excel devrait être sauvegardé et demeuré accessible à plusieurs membres de l’équipe. Google Drive ou toute autre plateforme en ligne pourraient aussi être utiles.
• Ce document doit également être partagé avec le gestionnaire de programme afin qu’il puisse fournir de l’aide au besoin.
• Cet outil peut paraître intimidant, mais il s’agit d’un élément clé dans une entreprise.
• Les départements des finances, des ressources humaines, des ventes et de la production ont tous des entrées hebdomadaires à faire dans l’outil.
• Les étudiants peuvent regarder des vidéos (en anglais seulement) sur l’utilisation de l’outil sur le portail JA Canada.
• Vous pouvez aussi utiliser le document Tableau finances – optionnel comme un point de départ pour les finances de l’entreprise.
• L’équipe peut aussi créer son propre système pour tenir à jour ses finances, le taux d’assiduité de ses membres et ses ventes.
• Vous devez vous assurer que l’entrée de données est faite de façon ponctuelle et juste.

6. Facultatif

Plan d’affaires complet

Si vous croyez utile de faire un plan d’affaires plus complet (ou à titre d’évaluation), vous pouvez consulter le document Plan d’affaires – optionnel pour guider les étudiants à le remplir. Il existe plusieurs modèles de plan d’affaires, mais ils ont tous le même contenu. Il s’agit seulement de bien expliquer aux étudiants les éléments clés qu’un bon plan d’affaires doit contenir.